Nella gestione di una flotta di veicoli aziendali rientrano tutte quelle operazioni di controllo effettuate sui mezzi posseduti da un’azienda.
I costi derivanti dalle vetture sono piuttosto elevati e rappresentano dunque una parte del quadro finanziario da gestire nel miglior modo possibile.
In queste operazioni di gestione sono incluse diverse voci, che vanno dall’acquisto/vendita di un mezzo, alla gestione logistica finendo al controllo di qualsiasi costo di impiego quali manutenzione e carburante.
Immaginiamo dunque che in qualunque impresa con un parco veicoli abbastanza ampio questa sezione sia tanto importante quanto ostica da gestire.
L’obiettivo del manager è quello di mitigare nel miglior modo possibile l’impatto che i vari costi dei veicoli possono avere sull’azienda, infatti le detrazioni IVA per autovetture rappresentano una delle principali preoccupazioni per un’azienda.
Alcuni consigli per una buona gestione della flotta aziendale
Maggiori sono le dimensioni dell’azienda, maggiori saranno i veicoli che utilizzerà. Un primo consiglio è ridurre il numero di veicoli senza però avere un impatto negativo sul servizio offerto.
Un altro consiglio che può sembrare piuttosto scontato è quello di non utilizzare fogli di calcolo (o addirittura carta e penna!) ma utilizzare un programma gestionale di buona fattura.
Oggi la tecnologia è così evoluta da permettere di avere un’ottima gestione con minimi sforzi. Importante è avere un programma gestionale che raccolga le fatture dei vari fornitori, che siano essi per la manutenzione o per il carburante al fine di avere sott’occhio in un unico quadro tutte le spese.
Raccogliere e soprattutto riconciliare questi dati può essere uno degli esercizi più complessi per le grosse aziende.
Ancora, è fondamentale registrare minuziosamente il chilometraggio al fine di gestire i costi di carburante. Una decina di chilometri sottratti o aggiunti nel calcolo possono cambiare notevolmente le cifre del bilancio finale.
E’ importante dunque che le aziende controllino meticolosamente le effettive distanze percorse.
Le vetture aziendali sono in media utilizzate anche dai dipendenti, che spesso anticipano di tasca propria somme di denaro destinate ai rifornimenti e alla manutenzione dell’auto aziendale.
Ciò va a creare un ulteriore problema, in quanto bisognerà redigere in contabilità un bilancio anche per spese di trasferta e rimborsi per i dipendenti.
Questa voce rappresenta un’importante fonte di costi per le aziende e dunque è fondamentale che sia gestita nel migliore dei modi.
Le carte carburante prepagate: una soluzione efficace per gestire la flotta auto
Chi si occupa della gestione delle flotte auto aziendali ha nelle proprie mani un compito importante, ma oggi esistono mezzi tecnologici che aiutano notevolmente in questo compito. Sicuramente fondamentali sono i tool gestionali, ma a semplificare ulteriormente il tutto vi sono le carte carburante.
Le carte carburante sono importanti alleate nella gestione di qualunque flotta aziendale.
Questo in quanto è possibile collegare ad ogni auto o dipendente una carta carburante al fine di poter gestire e monitorare i costi sostenuti.
Le carte carburante infatti sono mezzi di pagamento elettronici che permettono non solo di acquistare carburante (carte carburante pure) ma di effettuare qualsiasi tipo di acquisto (carte carburante aziendali). Così facendo è possibile avere in un solo sistema tutte le spese effettuate dal dipendente.
Le carte carburante sono collegate spesso ad un’applicazione per smartphone che permette non solo di impostare limiti di spesa, ma di monitorare in via diretta l’utilizzo dei fondi aziendali.
Inoltre è possibile sempre tramite le app per smartphone bloccare immediatamente una carta carburante qualora si sospetti un uso illecito.
I vantaggi offerti dal esse però sono rivolti anche ai dipendenti in quanto non solo non dovranno più portare con sé denaro contante (e si potranno evitare spiacevoli inconvenienti) ma questi ultimi non dovranno neanche anticipare di tasca propria i soldi e avviare poi le procedure di rimborso.
Quest’ultimo in realtà è un vantaggio sia per l’amministrazione che per i dipendenti, che va a semplificare la procedura di rimborso ai dipendenti.
Affidandosi dunque ad una carta carburante è possibile poi con l’ausilio di un tool gestionale, avere a portata di mano nel miglior modo possibile la gestione dell’intero parco auto aziendale.
In particolare per quanto riguarda il tipo di carta carburante da scegliere, sebbene esse possano essere di credito o debito, qualche parola in più va spesa sulle prepagate.
Le carte prepagate offrono enormi vantaggi soprattutto per le aziende che gestiscono una flotta auto piuttosto grande. Per utilizzare una prepagata infatti è necessario che vi sia una somma di denaro su di essa, che deve essere ricaricata preventivamente perché sia possibile fare acquisti.
Così facendo, l’amministrazione può caricare una determinata quantità di denaro per ogni carta ed affidarla ai vari dipendenti in modo da avere sotto controllo i limiti di spesa, evitando il rischio di un utilizzo improprio di grandi somme.
